Plano Operacional: aprenda e criar um em 10 passos

Uma empresa eficiente se prepara para atuar bem em qualquer cenário econômico , e essa preparação se dá através de uma boa organização, baseada em um eficaz plano operacional.

A estratégia do uso de um plano operacional é a responsável por moldar o processo de produção da sua empresa e te ajudar, como gestor, a entender o porquê de cada ação a ser realizada.

Além disso, o plano operacional faz parte de um cenário maior: um bom planejamento empresarial.

##Qual a importância de investir em um plano operacional?

O plano operacional costuma durar por curto período de tempo, em média de três meses a um ano. E é parte de toda a organização da empresa em busca do crescimento da mesma, trabalhando no cumprimento de metas para cada setor.

Os bons investimentos no mercado exigem preparação , uma visão que antecede às boas oportunidades.

É ainda, a melhor forma de definir um padrão de qualidade , maximizar os resultados, evitar prejuízos e impulsionar sua equipe, proporcionando maior foco e direcionamento profissional.

Como sabemos, a disciplina e o comprometimento são as bases de uma boa gestão e, nesse sentido, o plano operacional vem aliar essas duas características com a função de alcançar os objetivos da empresa.

###Como estruturar o plano operacional da minha empresa?

Se você está se perguntando como é possível elaborar esse plano, fique atento às dicas a seguir.

1) Procure se informar

A informação é a melhor forma de começar seu plano operacional.

Busque entender como o processo de construção e de aplicação de um plano operacional funciona através de pessoas que já o conhecem, entendendo como ele foi aplicado em outra empresa e buscando orientação com especialistas.

2) Faça o diagnóstico da sua empresa

Faça uma pesquisa a fundo na sua indústria, levantando dados relativos à sua missão, sua lucratividade, posicionamento no mercado, além dos seus pontos fortes e fracos.

Inclua, também, um levantamento dos clientes, parceiros e fornecedores e como se dá a relação com cada um deles.

3) Defina o orçamento operacional

Nesta etapa, é preciso avaliar os recursos disponíveis para realizar o plano operacional.

A definição dessas diretrizes orçamentárias serão a base para o restante de todo o processo. Avalie seu fluxo de caixa e compare o orçamento com custos atuais da empresa.

A partir daí, defina uma meta de gastos que não deve ser ultrapassada.

4) Identifique os objetivos

Você precisará, depois de concluir os itens anteriores, definir quais os objetivos você pretende alcançar com sua empresa através do plano operacional.

Para facilitar esse processo, uma dica é responder às seguintes perguntas fundamentais:

  • O que você quer fazer?
  • Por que você quer fazer?
  • Quem fará?
  • Como será feito?

No caso de seu objetivo ser aumentar a produção em um determinado período, será preciso avaliar os meios para que isso aconteça.

Como, por exemplo, contratar novos funcionários ou novas máquinas, sendo que essa decisão partirá das necessidades da sua empresa e do orçamento elaborado anteriormente.

5) Determine critérios para avaliar e monitorar

Para que o processo continue demonstrando um bom desenvolvimento , é preciso definir como a avaliação dele será feita.

Tendo em vista que esse é um processo constante, pense, por exemplo, com qual regularidade essa avaliação será feita, e qual método é mais eficaz para identificar possíveis falhas.

Essa estratégia oferecerá uma visão panorâmica da empresa que possibilitará correções mais ágeis.

6) Invista na otimização dos espaços

Ao pensar na logística da sua empresa, é essencial otimizar os espaços onde as operações acontecem, fazendo com que eles sejam melhor aproveitados.

Um espaço bem planejado facilita o armazenamento e movimentação de itens e ferramentas.

A distância excessiva entre os pontos das tarefas, por exemplo, pode ocasionar a perda de agilidade entre os processos.

Esse investimento também visa a segurança dos funcionários , por isso esteja atento às exigências da gestão de risco e acidentes, pensando em evitá-los.

7) Invista em tecnologia

O mercado de tecnologia também avança cada vez mais, então por que não utilizá-lo a seu favor?

Diversas máquinas e softwares podem auxiliar o trabalho, otimizando o tempo das tarefas que são muito cansativas e que consomem muito tempo, além de oferecerem uma precisão que faz toda a diferença.

Nesse sentido, você pode diversificar, otimizando as tarefas dos mais variados setores, sejam as mais básicas como da área de gestão, sejam aquelas de produção e fabricação em massa.

8) Não abra mão de uma boa equipe de profissionais

Ter uma equipe de profissionais qualificada é primordial para o sucesso do plano operacional porque, afinal de contas, ninguém consegue nada sozinho.

Tenha rigidez para escolher profissionais abertos a novas ideias, com vontade de produzir, que se identifiquem com os objetivos e propostas da empresa. O engajamento da equipe fará com que os resultados apareçam naturalmente.

9) Estipule metas, prazos e a probabilidade de erros

Juntamente com a equipe, exponha o levantamento feito no início do plano operacional e estipule as metas e seus prazos para cumprí-las.

Incentive os colaboradores para que eles trabalhem com isso em mente, assim eles produzirão com muito mais foco e determinação. Defina quais serão os responsáveis por cada setor, garantindo a solidez e coesão da equipe.

Oriente a todos a acompanharem o processo nos mínimos detalhes. Mais importante que buscar resultados positivos, é procurar pelos erros que podem ocorrer e prejudicar o desenvolvimento do plano operacional.

Para isso, o ideal é que todas as tarefas tenham um relatório crítico com o que deu certo e o que deu errado, para que possa ser corrigido sem prejuízos.

Tenha sempre esse banco de informações à sua disposição e, dessa forma, você estará sempre mais preparado para lidar com problemas futuros, pois não terá que recomeçar do zero sempre que precisar tomar alguma decisão em relação a algum problema momentâneo.

10) Reveja frequentemente seu plano operacional

Como citamos no início deste artigo, o plano operacional tem um prazo curto. Isso significa que ele precisa ser constantemente modificado e ajustado para a situação em que sua gestão se encontrar naquele momento.

Por mais que sua organização tenha resultados positivos, sempre haverá pequenas melhorias que podem ser feitas, e com as mudanças do mercado, é sempre importante se informar sobre as novidades e adaptá-las ao melhor desempenho do plano operacional.

Quer saber mais sobre plano organizacional e como ele pode melhorar a sua empresa? Fale com a gente!

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